Toma el control de la hoja de cálculo que se está convirtiendo en la más usada entre los más jóvenes.

Trabaja en red con los integrantes de tu oficina en una misma planilla.
Olvídate de realizar copias, de preocuparte si tu equipo se dañó.
Todo estará en la nube.

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Curso Completo Hojas de Cálculo de Google

Introducción

La Hoja de Cálculo de Google, trabaja en forma similar a cualquier otra planilla de cálculo como puede ser Excel, Libreoffice u OpenOffice.

Si bien Hoja de Cálculo de Google, tiene ciertas limitaciones comparándola con la opción Premium de Excel, hay que destacar que tiene grandes funcionalidades y además está en permanente modificación, llevando así una mejor experiencia al usuario.

Lo positivo de este aplicativo es que nos permite trabajar en forma online realizando nuestros trabajos pudiendo acceder desde cualquier dispositivo que esté conectado a internet.

Es compatible con todos los formatos de planilla de cálculo del mercado.

Para utilizar Hoja de Cálculo de Google desde una computadora de escritorio o laptop no necesitaremos descargar ningún programa, ya que accedemos desde un navegador web ingresando con nuestra cuenta de usuario.

Si lo hacemos desde un teléfono inteligente tendremos que descargar el aplicativo Hojas de Cálculos de Google. También lo encontrarás como Sheets.

Entorno

1 – Botón de página de inicio de hojas de cálculo

2 – Título de la hoja de cálculo

3 – Barra de Menú

4 – Barra de Herramientas

5 – Barra de Fórmulas

6 – Compartir

7 – Barra de enlace de Hojas

8 – Área de trabajo

Columnas, filas y celdas

Toda planilla de cálculo trabaja a partir de un gran cuadro de doble entrada, es decir, posee columnas y filas. 

La intersección entre una columna y una fila se la denomina celda. 

En forma predeterminada la hoja de cálculo de Google tiene 26 columnas y 1000 filas, igualmente podemos aumentar esa cantidad según nuestra necesidad. 

Desplazamiento por la hoja

La forma de desplazamiento dentro de la hoja de cálculo es mediante las flechas del curso, las teclas página arriba y página abajo, y las barras de desplazamiento. Abajo detallo otras combinaciones de tecla para movernos dentro de la planilla

Combinación de teclas
   
Ctrl + Fin Se desplaza a la última celda Z1000 (Si esa fuera la última)
Ctrl + Inicio Se desplaza a la celda A1
Ctrl + flecha izquierda Se ubica en la celda que no esté en blanco hacia la izquierda
Ctrl + flecha derecha Se ubica en la celda que no esté en blanco hacia la derecha
Ctrl + flecha abajo Se ubica en la celda que no esté en blanco hacia abajo
Ctrl + flecha arriba Se ubica en la celda que no esté en blanco hacia arriba
Av Pag Se desplaza una pantalla abajo dentro de la hoja
Re Pag Se desplaza una pantalla arriba dentro de la hoja
Flechas Se desplaza una celda en la dirección de la flecha

Nombrar una hoja de cálculo

Como hacemos en los archivos de cualquier aplicativo de ofimática cuando queremos guardar un documento, le colocamos un nombre y además podemos almacenarlo en una carpeta; desde hoja de cálculo de google si bien no necesitamos guardar el documento ya que a medida que vamos utilizando la planilla se va guardando en forma automática en nuestra nube, para ordenar mejor la información es conveniente poner siempre un nombre al trabajo que estamos realizando. La forma de hacerlo es haciendo clic donde dice “Hoja de cálculo sin título” y ahí colocamos el nombre. 

Creación de hojas

Comúnmente los archivos generados con las planillas de cálculo se las denomina libros, estos libros pueden contener 1 o varias hojas.  En forma predeterminada cuando creamos una hoja de cálculo esta viene con solo una hoja con 26 columnas y 1000 filas, cada usuario puede agregar la cantidad de hojas que desee. 

La forma de realizarlo es haciendo clic sobre el signo + que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

La forma de activar una hoja es haciendo clic sobre la misma.

Almacenamiento

Cuando creamos una cuenta en Google poseemos 15 GB de almacenamiento en forma gratuita. Esto sería algo así como un Pendrive virtual y la forma de acceder seria desde el aplicativo Drive. Desde Drive nosotros podremos guardar nuestros archivos, crear carpetas, subcarpetas y tener nuestra información siempre a nuestro alcance. 

Si guardamos un archivo en Google Docs o creamos una Hoja de Cálculo con Hoja de Cálculo de Google lo estamos almacenando en Drive. 

Cuando trabajamos con los aplicativos de Google no existe el concepto de guardar como cuando utilizábamos nuestra Pc en forma local. Si no que a medida que vamos trabajando en forma automática se va guardando la información. 

Formatos de archivos soportados

El abanico de formato de archivos que soporta Hoja de Cálculo de Google es muy amplio. Ej: .xls, .xlsx, .cvs, .ods.

Digamos que si yo estoy trabajando con un archivo de Excel desde una computadora local, puedo subirlo a la nube y seguir trabajando desde Hoja de Cálculo de Google.

Tipos de descargas

Si queremos descargar un archivo desde la Hoja de Cálculo de Google lo podemos hacer desde los siguiente formatos: PDF, XLS, TXT, XLSX, ODS, CVS, HTML. 

Abrir Vs. Importar

La forma de abrir un archivo es desde el menú, eligiendo la opción abrir. De esta manera podremos empezar a trabajar con el archivo elegido.

Cuando importamos un archivo lo podemos hacer desde una hoja en la que estamos trabajando, desde una hoja nueva o reemplazar hoja de cálculo.

Celdas

Tipos de datos

Los tipos de datos que podemos ingresar en una celda (intersección entre una columna y una fila) pueden ser numéricos o alfanuméricos.

Valores constantes

Son datos que introducimos directamente, y no varían a no ser que los modifiquemos nosotros. Pueden ser números, fechas, texto.

Fórmulas

Cuando introducimos una formula estas pueden ser: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. 

Podemos confeccionar muchas operaciones con los datos de una Hoja de Cálculo como suma, resta, multiplicación, división, etc. 

En una fórmula podemos intercambiar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula comienza siempre por el signo =.

Introducir datos

Para ingresar datos en la hoja nos posicionamos sobre la celda en la cual queremos comenzar a trabajar. 

Una vez que introducimos estos datos podemos o bien aceptar con la tecla Enter, seleccionar una flecha de dirección para pasar de una celda a otra o hacer clic con el mouse en otra celda (siempre y cuando no estemos ingresando una fórmula). Para cancelar la edición, pulsamos la tecla ESC

Cuando ingresamos una formula en la celda se va a mostrar el resultado. Podremos observar que si nos ubicamos en esa misma celda, en la Barra de Formulas aparecerá el contenido real.

Modificar datos

Para modificar datos, nos posicionamos en la celda que queremos cambiar y sobreescribimos directamente con un nuevo valor. 

Si no quisiéramos sobrescribir todo, y solamente modificar alguna parte del contenido de la celda, tendremos que hacer clic en la Barra de Fórmulas y corregir lo que deseamos cambiar. Otra opción es realizar un doble clic en la celda (tecla F2) para poder editar en forma directa.

Copiar Celdas

Podemos copiar el contenido de una celda o de un rango (conjunto de celdas) con el mouse.

Para esto seleccionamos la celda o el rango (podemos visualizar como queda pintada esa región).

Luego pulsamos en el menú Editar Copiar, clic secundario Copiar, o la combinación de teclas Control C

Con la celda ya copiada en el portapapeles nos ubicamos donde queremos colocar esa información copiada yendo al menú Editar Pegar, clic secundario Pegar o la combinación de teclas Control V

Para copiar celdas adyacentes seleccionamos la celda y haciendo un clic sin soltar en el nodo que se ubica en el extremo inferior derecho de la celda vamos arrastrando el cursor hasta la posición deseada. Por ultimo soltamos el botón. 

Mover celdas 

En algunas ocasiones vamos a necesitar mover una celda o un rango de celdas de un lugar a otro;  la forma de hacer esto es seleccionando la celda o el rango de celdas, luego ubicarnos sobre el marco de alguna de esta selección y haciendo clic arrastramos sin soltar hacia la ubicación deseada. Por ultimo soltamos el botón primario del mouse.

Otra alternativa seria usando la función Cortar (CTRL X). Seleccionando la o las celdas y finalmente ubicando el cursor en la zona donde queremos colocar la información.

Borrar celdas

Cuando borramos una celda o rango eliminamos toda información que ahí se aloja. Una de las maneras de conseguirlo es utilizando la tecla Supr del teclado.

Otra opción es borrar la fila o columna completa. La diferencia, es que al borrarla completamente no dejamos la fila o columna en blanco, si no que desplazamos todo el contenido de la hoja. Por ejemplo, si borramos la columna B, el contenido de esta desaparecerá, y se desplazará el contenido de la columna C a la B, el de la D a la C.

Para borrar completamente la fila o columna, primero seleccionamos una celda dentro de la fila o columna a borrar. Después debemos de ir al menú Editar y Eliminar Fila [Nº fila] o Eliminar columna [letra columna].

Mensajes de error

Cuando realizamos una fórmula y esta nos da error, por ejemplo, dividimos por cero o  multiplicamos un número por una celda que contiene texto, la Hoja de Cálculo de Google indicará dentro de esa celda un error.

Errores más comunes:

#NAME? Cuando sumamos un número con un texto.

#DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#N/A cuando no se encuentran coincidencias.

#ERROR! cuando se produce un error de análisis.

#REFR! cuando se produce una referencia circular, por ejemplo, cuando se quiere sumar el valor de la celda donde estamos ubicados por otra celda.

Referencias de celdas

Existen tres tipos de referencias de celdas: relativa, absoluta y mixta. Una referencia se realiza cuando invocamos a otra celda dentro de la celda en la que estamos ubicados. 

Absoluta

Las referencias absolutas siempre hacen mención a una misma celda o rango. Cuando copiamos o arrastramos la fórmula, mantiene siempre el valor a esa celda referida.

Para realizar una referencia absoluta debemos anteponer el signo pesos, también se puede hacer mediante la tecla F4. 

Relativa

Cuando un usuario hace referencia relativa a otra celda y posteriormente quiere copiar y pegar a otra ubicación, en las celdas donde se ha pegado seguirá la lógica de la primera celda copiada.

Mixta

Una referencia mixta es una mezcla entre una referencia relativa y otra absoluta. En una referencia 

Un ejemplo seria cuando queremos referenciar el valor de una celda donde está el precio del dólar en una lista de precios.

De esta manera cuando se copia la fórmula en una ubicación diferente, esa referencia permanece inalterable y el valor del producto en dólares cambia.

Formato

Igual que en un procesador de texto podemos aplicar formato a la o las celdas que previamente hemos seleccionado. 

Fuente

Colores

Alineación

Bordes

Alto y ancho de las celdas

Si queremos modificar el alto o el ancho de una celda debemos posicionarnos de la siguiente manera: 

Alto de la fila: con el cursor nos ubicamos en el encabezado, entre la división de dos filas cuando el cursor tome la forma de una flecha doble, hacemos un clic y nos vamos moviendo sin soltar el botón primario del mouse hacia la posición deseada.

Ancho de la columna: con el cursor nos ubicamos en el encabezado, entre la división de dos columnas; cuando el cursor tome la forma de una flecha doble, hacemos clic y vamos moviendo sin soltar el botón primario del mouse hacia la posición deseada.

Combinar celdas

Para tener una celda de mayor tamaño sin modificar el ancho y el alto de las columnas y las filas, podemos unir más de una celda. Muchas veces se utiliza esta estrategia para colocar un encabezado en una planilla. 

Ajustar texto

Muchas veces necesitaremos que un texto extenso que está ubicado en una celda se muestre en su totalidad. Cuando el contenido del texto no cabe en una sola celda y tampoco queremos ajustar el ancho de la columna, deberemos utilizar el formato ajustar texto.  

Inmovilizar filas y columnas

Cuando estamos trabajando con varios  datos y vemos que perdemos las referencias de las cabeceras de esa planilla podremos utilizar Inmovilizar Paneles.

De esta manera siempre tendremos visibles las cabeceras de la parte superior o de las columnas ubicadas a la derecha como indicadores.

Formatos número

Hay formatos específicos para los números que ingresamos en una Hoja de Datos. Estos números no pueden variar en su valor pero si en su vista. Por ejemplo: podemos colocar un número con o sin decimales, o agregar un formato de moneda, o porcentaje sin alterar jamás el valor específico de la celda. 

También podremos dar formatos de fechas específicas. Ej.: Establecer una fecha corta o larga. 

Ordenar

Muchas veces vamos a necesitar ordenar los datos en una planilla, la mejor opción es seleccionar todos los datos e ir hasta el menú Datos, Ordenar intervalos, tildar la opción “los datos tienen una fila de encabezado” y seleccionamos la columna en la cual queremos ordenar.

Podemos optar por ordenarla en forma descendente o ascendente. También añadir otra columna para ordenar. 

Insertar filas y columnas

Si queremos insertar una fila o columna en una lista que ya hemos confeccionado, nos posicionamos con el mouse donde queremos agregar esa fila o columna, luego hacemos clic con el botón derecho del mouse y optamos por la opción Insertar filas o Insertar columnas. 

Formato condicional

Se puede aplicar un formato específico en los datos de una tabla confeccionada. Según los datos ingresados estas celdas van a cambiar su color de texto o su fondo. 

Funciones

Una función es una fórmula predefinida por la Hoja de Cálculo de Google, siempre va a devolver un resultado a partir de los valores ingresados.

Para ver todas las funciones desde la barra de Herramientas o desde el menú Insertar.

Una función contiene la siguiente sintaxis:

NOMBRE_FUNCIÓN (ARGUMENTO1; ARGUMENTO2;…; ARGUMENTON)

Por ejemplo suma:

=SUM(A1:A5)

Esto sumará los valores del rango A1 a A5.

  • Hojas de Cálculo de Google nos permite introducir funciones en español. Realmente está preparado para más de 20 idiomas. Igualmente si escribes la función en español, el aplicativo lo traducirá al inglés.

Pero si prefieres seguir usando las funciones en español, lo puedes hacer ingresando al menú de Archivo > Configuración de la hoja de cálculo y deberás quitar el tilde a: “Usar siempre nombres de función en inglés

Funciones de fecha

=SIFECHA (fecha1, fecha2, tipo)  Calcula el número de días, meses o años que hay entre dos fechas.  

=HOY() Devuelve la fecha actual.

Funciones de búsqueda

=BUSCARV (criterio búsqueda; matriz; índice; [orden])            Busca un valor dentro de una matriz.

Funciones financieras

=PAGO (tasa, NPER, VA, VF, tipo)     Devuelve el pago de un préstamo basado en pagos y tasas de interés constantes.

Funciones matemáticas

=RAIZ (número)           Devuelve la raíz cuadrada de un número.          

=SUMA (H6:H18)       Suma el rango o los valores indicados.

Funciones lógicas

=SI(prueba lógica; valor verdadero; valor falso) Si se cumple la prueba realiza una acción, si no, realiza otra.   

=SIERROR (prueba; valor) Si existe un error, devuelve un valor definido.

Funciones estadísticas

=PROMEDIO (H6:H18) Devuelve el valor medio de la lista (promedio).      

=CONTAR.SI (H6:H18;”n”) Cuenta los valores existentes en la lista si cumplen una determinada función.          

=MAX (H6:H18) Devuelve el valor máximo de la lista.             

=MEDIANA (H6:H18)            Devuelve la mediana de un conjunto de números.

=MIN (H6:H18) Devuelve el valor mínimo de la lista de valores           

=MODA (H6:H18) Extrae de una lista el valor que más se repite.

Gráficos

Introducción a Gráficos

Un gráfico es la representación gráfica de una serie de datos. Existen diferentes tipos de gráficos: barras, porciones, líneas, puntos.

A medida que los valores de una tabla cambian y si estos están vinculados a un gráfico el mismo cambiará.

Crear un gráfico

Para poder generar un gráfico previamente tenemos que tener una lista de datos. 

Con el rango seleccionado, nos vamos al menú Insertar y seleccionamos Gráfico.

Hay que tener en cuenta que existen gráficos que se adaptan mejor a ciertos tipos de datos. Por ejemplo, el registro de facturación anual de una empresa es conveniente hacerlo con un gráfico de líneas y no con uno circular.  

Los gráficos se pueden editar, cambiar el formato, el rango de valores, hasta modificar completamente el tipo de gráfico; y así personalizarlo a nuestro gusto. 

Insertar imágenes y dibujo

Con Hojas de Cálculo de Google (Sheets), podremos insertar imágenes y dibujos como elementos extras a nuestras planillas.

Esto lo realizaremos desde el Menú Insertar

Imágenes

Las imágenes se insertarán dentro de la celda o como elemento independiente.

Tendremos que elegir a partir de un conjunto de opciones:

  1. Subir desde nuestro equipo

  1. Desde la cámara

* Previamente tendremos que conectar la WebCam.

  1. Por URL

  1. Desde nuestro aplicativo Fotos

  1. Google Drive

  1. Búsqueda de imágenes de Google

Así quedará una imagen en celda:

Y de esta manera, sobre las celdas:

Esta imagen la podremos cambiar de lugar o escalar a nuestro gusto. 

Dibujos

Desde la opción Dibujos, nos permitirá realizar dibujar a mano alzada, incrustar formas predefinidas, insertar texto, imágenes o agregar WordArt.

Esta función posee una barra de Herramientas con acciones básicas.

 

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